回复投诉举报时，应当遵循以下步骤和原则：
核对投诉举报人信息
你好，请问是××（先生/女士）么？这里是××（单位），你之前是向我们反映××的情况吗？
核查情况并告知
核实后处理：我们已经派工作人员前往××（地点）核查，发现有××（核查情况），并（将）作出××（处理）。
未发现违法行为：我们已于××月××日××时××分前往现场核查，未发现你所反映的问题。现在上述情况是否仍然存在？请再次核对一下地址是否是××路××号？好的，我们将再派工作人员前去核查，我们也将及时告知你核查情况。
不属于本单位职责范围：你好，你所反映的××问题，经核查该问题不属于本单位的职责范围内，我们将依法转告有关部门处理。
转送其他部门或告知无法处理
如所投诉举报事项不属于市场监管职能，请转送有管辖权的职能部门，并将移送情况告知本人。
确认回复方式
本人电话开启陌生号码拦截功能（不保证畅通等），请书面回复。
本人仅接受书面告知（不接受电话告知）。
表达重视和感谢
尊敬的XXX，您的来函已收到，对于您反映的XXX的XXX问题，我们非常重视，并已经转送给有关部门进行调查，感谢您对XXX（谈行业，如公安纪检卫生教育等等）工作的支持，希望您有新的建议或问题及时反映给我们。
提供具体的处理进展和后续措施
对于投诉我们将会认真调查，确保投诉属实。如果投诉不实或过于夸大，我们将向您道歉并采取相应的措施。
我们已经对您反映的问题进行了深入地了解和调查，并始终本着“以用户为中心”的宗旨，积极采取措施，保障您的权益和利益。
明确回复时间和方式
收到投诉后须在规定期限（5-10个工作日）内做出回应，展现医院对患者意见的尊重。
保持礼貌和专业
回复客户投诉时态度必须认真而坦诚。不管对方的投诉理由是否充足，都应对其投诉表示接受，感谢对方提出的意见。信尾应有单位领导的签名，语言礼貌得体，用词冷静平和。
通过以上步骤，可以确保对投诉举报的回复既专业又体现出对投诉人的尊重，同时也有助于问题的有效解决。
